Когда последний раз вы писали настоящее письмо? Покупали и заполняли конверт? Клеили марки? Согласитесь, сейчас большая часть наших переписок перешла в цифровой формат. Каждый день мы переписываемся с друзьями в социальных сетях, состоим в форумах и группах, пишем электронные письма личные и по работе.

  Но часто ли мы задумываемся о том, правильно ли мы это делаем? На этот вопрос нам ответит Ольга Лукинова в своей новой книге «Цифровой этикет. Как не бесить друг друга в интернете».

Ольга Лукинова – MA in Cultural Management, руководитель отдела маркетинга и информационной политики Московской высшей школы социальных и экономических наук, преподаватель ИОН РАНХиГС при Президенте РФ, создатель Telegram-канала «Цифровой этикет» расскажет, как избежать неловких ситуаций в интернете.  В книге описаны готовые инструкции, примеры, лайфхаки, а также собраны все правила и объяснения с точки зрения удобства, безопасности, экономии времени и соблюдении личных границ пользователей.       

«Цифровой этикет — это правила общения в цифровом пространстве, общения без ущерба для себя и окружающих».

Современная цифровая вежливость сегодня помогает общаться так, чтобы не раздражать аудиторию и не доставлять собеседнику лишних неудобств. Самое главное – это не заучивание норм и правил, а забота о комфорте вашего собеседника. Это касается и деловой переписки, и общения в мессенджерах, и правил поведения на форумах, ведения корпоративных аккаунтов и даже личных страниц в социальных сетях.

На самом деле, правила цифрового этикета достаточно просты и понятны. Стандартные нормы можно без труда найти в свободном доступе, но в книге Ольги Лукиновой вы узнаете намного больше:

1. Как правильно вести деловую переписку в электронной почте;
2. Что такое цифровой этикет неформального общения и почему он необходим;
3. Что такое цифровая репутация;
4. Правила общения в социальных сетях;
5. Что такое корпоративный этикет и цифровой этикет бренда;
6. Как сделать жизнь в цифровой среде комфортной.

Поведение в интернете формирует нашу репутацию и образ. Если человек постоянно спамит в социальных сетях, не уважает личное пространство собеседника, его рано или поздно начнут добавлять в черный список или избегать общения с ним.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Представляем вашему вниманию фрагменты полезных советов от автора. 

Электронная почта

Как часто бывает такая ситуация: вы пишите в письме: «отправляю вам образец договора», нажимаете «Отправить» и понимаете, что образец договора-то как раз и не прикрепили. Посылаете письмо вдогонку: «Простите, забыл файл прикрепить!», - а в копии при этом 30 человек, и перед всеми неловко.

Пишите письмо снизу вверх.

1. Собираетесь отправить файл? Значит, сначала прикрепляйте файл.
2. Напишите краткое пояснение, что это за файл и почему получатель должен его открыть.
3. Сформулируйте тему письма. Впишите в нужное поле.
4. Перечитайте.
5. Теперь можно вписывать адресата.

Как быть с почтой в отпуске?

Есть несколько способов, как подготовиться к отпуску.

 

1.Перед отпуском написать всем адресатам, что вы уходите в отпуск и куда обращаться для решения вопросов.

Подходит тем, у кого мало адресатов и кому не пишут незнакомые люди.

+ вы всех заранее предупредили, люди могут запланировать работу без вас.

- письмо могут получить те, кому информация про ваш отпуск не актуальна, и наоборот, есть риск не предугадать, кому эта информация понадобится.

 

2. Поставить автоматическую переадресацию писем вашему коллеге, который вас заменяет.

Подходит тем, у кого нет личных переписок в рабочей почте и есть замещающий коллега.

+ письмо без задержки будет приходить человеку, который на него отреагирует.

- вы можете подставить автора письма, если он напишет вам то, что не планировал сообщать третьим лицам.

 

3. Поставить автоматический ответ: «Я в отпуске до 24 января. Пока мен нет, пишите моей коллеге на адрес…»

Подходит тем, у кого есть заменяющий коллега.

+ автор письма сам решит, насколько оно срочное и нужно ли его пересылать вашему коллеге.

- когда вернетесь из отпуска, придется вручную перепроверить, какие письма отправители пересылали вашему замещающему коллеге, а какие решили оставить до вашего возвращения.  

Если вы отправили письмо и получили автоматический ответ про отпуск, ответьте на такое письмо.

Вы отправили письмо и получили автоматический ответ: «Я в отпуске до 25 августа, по срочным вопросам пишите коллеге Алине».

Рекомендация может показаться неочевидной, но напишите ответ на это автоматическое письмо, расскажите, какое решение вы приняли:

1. «Вопрос не срочный, дождусь тебя».
2. «Написал коллеге, уже решаем».
3. «Сам справлюсь, не беспокойся».

Этим вы очень поможете человеку, когда он вернется из отпуска и начнет разгребать почту: он сразу поймет, какие дела все еще его ждут, а какие уже решились.

 

Социальные сети

Как правильно использовать голосовые сообщения

При отправке

1. Заранее договоритесь с собеседниками, отправляете ли вы друг другу голосовые сообщения. Взаимная договорённость снимает многие вопросы.
2. Перед отправкой голосового сообщения спросите, удобно или неудобно собеседнику будет слушать сообщение.
3. Перед голосовым сообщением напишите текстовое сообщение, о чем будет аудио, чтобы собеседник мог принять решение, как срочно нужно прослушать его и отреагировать. Если не срочно, то лучше сразу написать: «Это не срочно».
4. Четко формулируйте мысль, желательно до того, как включили диктофон.
5. Если написанное голосовое сообщение получилось затянутым и сбивчивым, то не поленитесь перезаписать сообщение, чтобы получателю было комфортно его слушать.
6. Не перегружайте собеседника информацией: не отправляйте несколько сообщений подряд и старайтесь, чтобы одно голосовое сообщение содержало один тезис или вопрос.
7. Заканчивайте голосовое сообщение вопросом или каким-то призывом к действию, чтобы собеседник понимал, какой реакции вы от него ждете, и не должен был переслушивать все то, что вы ему наговорили, пытаясь вычленить все мысли и вопросы, на которые он должен отреагировать.
8. Помните, что запись может быть передана другому человеку и даже может быть использована в суде, потому что экспертиза может доказать принадлежность голоса определенному человеку.
9. Если в мессенджерах стоит галочка, что голосовое сообщение просмотрено, это еще не значит, что оно прослушано. Поэтому не обижайтесь, если не получаете немедленного ответа.
10. Не стоит пользоваться голосовыми сообщениями, если у вас плохой микрофон или вокруг слишком шумно. Собеседнику будет крайне неудобно и неприятно слушать запись с помехами.

При получении

1. Предупредите знакомых о своем отношении к голосовым сообщениям и скажите, как быстро вы на них отвечаете.
2. Не слушайте голосовые сообщения на громкой связи, чтобы сохранить приватность сообщения, которое вам прислали.
3. Не игнорируйте голосовые сообщения. Если не можете прослушать их, напиши, что не можете, и предложите собеседнику либо напечатать сообщение, либо подождать от вас ответа до тех пор, пока будет возможность послушать аудио и записать ответ.
4. В групповых чатах вы очень поможете всем участникам, если сразу напишите первому же отправителю голосовых сообщений, что в групповых чатах голосовые сообщения неминуемо приводят к коммуникационной катастрофе.
5. Если в голосовом сообщении содержаться важные факты, то можно попросить собеседника продублировать информацию текстом.

 

Книга «Цифровой этикет. Как не бесить друг друга в интернете» доступна в фонде ГНБК им.В.Д. Федорова в отделении "Городской абонемент".